Jenny Richter, Team Leader, Real Estate Unit. (Copyright: Technische Universität Nürnberg)
Die Technische Universität Nürnberg (UTN) denkt Universität neu – in Lehre, Forschung und Verwaltung. Wir wollen Arbeitswelten schaffen, die eine flexible Nutzungsmöglichkeit, den Teamzusammenhalt und die Kommunikation fördern. Wie die Konzeption der New-Work-Flächen abläuft, weshalb wir uns für den Ansatz entschieden haben und wie unser Leuchtgrün in die neuen Arbeitsbereiche passt, erklärt Jenny Richter, Teamlead Buildings and Infrastructure, im Interview.
Jenny, du hast bei uns die neuen New-Work-Flächen mitgestaltet. Wie läuft der Weg zu modernen Arbeitswelten ab? Setzt ihr euch einfach zusammen und bestellt schicke Möbel oder beginnt der Prozess schon viel früher?
Nun, „Möbel bestellen“ klingt relativ einfach und verharmlost eigentlich den Prozess. Möbel sind nichts anderes als Arbeitsmittel, ähnlich wie ein guter Laptop. Sie sollen natürlich funktional sein, müssen aber auch Spaß machen. Sie müssen unterstützen und im besten Fall dazu führen, dass wir innovativer oder besser arbeiten können. Insofern sind sie wichtig für die Konzeption. Für uns stehen aber natürlich immer zuerst die Nutzerinnen und Nutzer im Fokus – also die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Studierenden, die Forschenden und die Lehrenden. Ihre Bedürfnisse, ihre Anforderungen und ihre Wünsche sind Grundlage für unsere Planung. Die Basis für unser Konzept kommt außerdem aus bereits funktionalen Modellen moderner Arbeitswelt. Wir haben uns dem Thema mit Befragungen und einem Workshop genähert. Wir hatten aber auch professionelle Unterstützung durch ein Planungsbüro, das uns geholfen hat, ein auf unsere Bedürfnisse zugeschnittenes Konzept zu entwickeln.
Aufbauend auf diesem Konzept haben wir in unserem Interimsgebäude Ende letzten Jahres unsere ersten New-Work-Flächen im dritten Stock eingeweiht. Wie sehen die neuen Arbeitswelten aus?
Die UTN setzt auf ein differenziertes System von Open-Space-Flächen, Flex- und Meetingräumen. Die Open-Space-Flächen sind die Bereiche für konzentriertes und ruhiges Arbeiten. Man darf sich hier kein Großraumbüro mit einer hohen Geräuschkulisse vorstellen. Ein Open-Space-Bereich bietet eine konzentrierte und ruhige Atmosphäre. Für alle kommunikativen Aktivitäten wie Besprechungen, Videokonferenzen oder Telefonate, die eine gewisse Lautstärke erfordern, stehen den Mitarbeitenden unterschiedlich ausgestattete Räume zur Verfügung. Diese sind akustisch abgetrennt und können je nach Bedarf einzeln gebucht oder spontan belegt werden. Alle Flex- und Meetingräume sind multifunktional möbliert und ermöglichen damit unterschiedliche Nutzungsszenarien – beispielsweise für Präsenzmeetings, Telefonate oder Video-Calls. Und sie verfügen über interaktive Whiteboards, die für hybride Termine oder Besprechungen vor Ort verwendet werden können.
Warum haben wir uns überhaupt für ein solches Open-Space-Konzept entschieden? Warum sind wir nicht einfach bei den klassischen Büros geblieben?
Ich glaube, man kann ganz klar sagen, dass ein klassisches Einzel- oder auch Doppelbürokonzept nicht mehr zeitgemäß ist. Das ist durch zahlreiche Entwicklungen bedingt, aber natürlich auch durch die Pandemie. Beispielsweise können wir mittlerweile in der Arbeitswelt nahezu alle Prozesse digital abbilden. An der UTN definieren wir die Digitalität sogar als eine unserer Grundsäulen. Das zeigt sich auch in der Raumkonzeptionierung und der Möblierung: Alle unsere Arbeitsplätze sind nach dem Shared-Desk-Prinzip identisch mit Docking-Stations ausgestattet. Zudem hat sich in der Arbeitswelt in den letzten Jahren das Co-Working-Konzept durchgesetzt. Durch dieses lassen sich Synergien in allen Arbeitsbereichen abbilden, die für jede Abteilung und jedes Team von großem Nutzen sind. Unser Open-Space- und Flex-Room-Konzept folgt daher ganz klar diesem Co-Working-Ansatz, der für eine moderne und innovative Arbeitswelt unabdingbar ist. Natürlich wird es auch weiterhin Bereiche geben, in denen einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgrund ihrer Funktion Einzelbüros benötigen – sei es aus Gründen der Vertraulichkeit, der Sicherheit oder anderen Parametern. Das wird so sein und das darf auch so sein. Trotzdem sollte der Grundgedanke, den man vermittelt, in eine andere, offene, kommunikative Richtung gehen.
Du hast eben das Shared-Desk-Prinzip erwähnt. Gibt es konkrete Planungen, wie viele Mitarbeitende sich einmal einen Platz teilen werden?
Daran arbeiten wir gerade. Im Moment gibt es grundsätzlich einen Arbeitsplatz pro Person. Wir rechnen aber damit, dass sich das zunehmend auflösen wird, sei es durch Home Office, Tätigkeiten an anderen Orten oder Dienstreisen. Es wird also eine gewisse Mehrfachbesetzung geben, aber wie viel Prozent das sein werden, wird sich noch zeigen.
Wie beeinflussen die Umgebung, der Raum und das Mobiliar die Art und Weise, wie wir arbeiten?
Die UTN ist eine Modelluniversität, die gerade in den Bereichen Lehre und Forschung neue Wege gehen wird. Mit diesem innovativen Arbeitsansatz und der Bereitstellung von ansprechenden und multifunktional nutzbaren Flächen wollen wir unseren Beitrag zu einer innovativen Arbeitswelt leisten, die es ermöglicht, vielleicht auch im Kopf andere Wege zu gehen. Und dabei spielt der Faktor Spaß eine große Rolle. Das heißt, meine Arbeitsumgebung muss Spaß machen. Ich soll beispielsweise Möbel gerne benutzen wollen. Ich muss mich wohlfühlen. Komfort ist hierfür entscheidend, aber auch Themen wie Ergonomie. Daneben ist das Farbkonzept wichtiger als man denkt: Für unser Interview sitzen wir in der sogenannten Blauen Lagune, das schafft eine andere Atmosphäre, als wenn ich oben im Flex-Raum im Dschungel-Design bin. Die Open-Space-Flächen, in denen konzentriert gearbeitet wird, sind in ruhigen, hellen Grün- und Erdtönen gehalten, die Kommunikationsbereiche haben eher wärmere rote Farben. Über Signale wie Farbtöne können wir unsere Arbeitsweise beeinflussen und bei den Mitarbeitenden ein anderes Bewusstsein schaffen.
Dann hat unser leuchtendes Grün in den ruhigen Open-Space-Flächen wahrscheinlich wenig Platz, oder?
(lacht) Eher nicht. Der Open-Space-Bereich ist eine ruhige Konzentrationszone. Da möchte ich nicht durch solche Reize stimuliert werden. Starke Akzentfarben wie unser Leuchtgrün kann man in den Kommunikationszonen, also Besprechungsräumen einsetzen. Das ist durchaus möglich.
Der Wohlfühlfaktor spielt für den Erfolg neuer Arbeitswelten also eine große Rolle. Woher wisst ihr, wann ein Konzept funktioniert und sich Mitarbeitende in den neuen Räumen wohlfühlen?
Wie bereits erwähnt haben wir letztes Jahr einen interdisziplinären Workshop gemacht, um möglichst viel Input zu den Anforderungen an die neuen Arbeitsflächen zu bekommen. Das war sehr spannend, weil dort viele unterschiedliche Bedürfnisse genannt wurden. Wir werden auch in Zukunft regelmäßige Evaluationen durchführen und die Ergebnisse in den Gestaltungsprozess einfließen lassen. Wir haben durch die Mieträume in unserem Interimsgebäude die große Chance, unsere Entwicklungsprozesse in einer Art Reallabor abzubilden und uns ständig zu verbessern und neu zu entwickeln. In Cube One, unserem ersten Gebäude auf dem Campus, werden wir unser Grundkonzept von Open Space und flexiblen Räumen ähnlich wie hier umsetzen. Aber es wird natürlich auch erste kleine Korrekturen geben. Wenn wir zum Beispiel sehen, dass bestimmte Dinge in unseren Mietflächen sehr gut und andere weniger gut ankommen, dann werden wir das natürlich entsprechend berücksichtigen.
Das heißt, ihr übernehmt laufend das Feedback aus unserem Interimsgebäude in die Konzeption der neuen Bauten auf dem Campus?
Genau, der Prozess der Evaluierung geht weiter und da wir personell im Haus ständig wachsen, kommen auch immer mehr Funktionsbereiche hinzu. In den ersten eineinhalb Jahren haben wir uns primär noch auf den Verwaltungsbereich konzentriert. Jetzt entstehen in unserem Interimsgebäude erste Forschungs- und Lehrflächen. Die Rückmeldungen von den Nutzerinnen und Nutzern zu diesen Bereichen und zur Ausstattung muss erst noch generiert werden.
Wie würdest du das bisherige Feedback der Kolleginnen und Kollegen, die in den New-Work-Räumen arbeiten, beschreiben?
Also ich würde sagen, im Allgemeinen ist das Feedback sehr gut. Es gibt natürlich Personen, für die ist es eine große Umstellung. Ich habe aber auch Feedback von Kolleginnen und Kollegen bekommen, die am Anfang skeptisch waren und jetzt begeistert sind. Deshalb bin ich zuversichtlich, dass wir uns in die richtige Richtung bewegen.
New Work ist kein neues Konzept. Das gibt es schon eine ganze Weile – insbesondere in der Wirtschaft. Wie ist das bei Universitäten: Ist das Thema Neuland für den öffentlichen Dienst?
Wir stehen im Austausch mit mehreren Hochschulen und anderen staatlichen Institutionen, aber auch mit Unternehmen. Es ist immer interessant, sich mit Organisationen zu vernetzen, die bereits neue Arbeitskonzepte umgesetzt haben. Ich denke, dass wir an der UTN einen sehr modernen Ansatz verfolgen. Immerhin haben wir den großen Vorteil, dass wir bei null anfangen können. Es ist eine ganz andere Herausforderung, wenn man eine bestehende Universität mit vollständig möblierten Räumen verändern möchte. Trotzdem arbeitet der öffentliche Sektor an diesem Prozess. Es geht nur deutlich langsamer voran als in der Wirtschaft, wo Investitionen oft leichter getätigt werden können. Auf den ersten Blick ist es schließlich unwirtschaftlich, alles wegzuwerfen und komplett zu erneuern, wenn schon bestehende Strukturen vorhanden sind. Und das betrifft nicht nur die Möbel: Für ein Open-Space-Konzept muss man auch die Raumgeometrie anpassen, was mit höheren Kosten verbunden ist. Insofern ist es eine herausfordernde Aufgabe, diesen Wandel in bestehenden staatlichen Einrichtungen umzusetzen.
Die Technische Universität Nürnberg (UTN) denkt Universität neu – in Lehre, Forschung und Verwaltung. Wir wollen Arbeitswelten schaffen, die eine flexible Nutzungsmöglichkeit, den Teamzusammenhalt und die Kommunikation fördern. Wie die Konzeption der New-Work-Flächen abläuft, weshalb wir uns für den Ansatz entschieden haben und wie unser Leuchtgrün in die neuen Arbeitsbereiche passt, erklärt Jenny Richter, Teamlead Buildings and Infrastructure, im Interview.
Jenny, du hast bei uns die neuen New-Work-Flächen mitgestaltet. Wie läuft der Weg zu modernen Arbeitswelten ab? Setzt ihr euch einfach zusammen und bestellt schicke Möbel oder beginnt der Prozess schon viel früher?
Nun, „Möbel bestellen“ klingt relativ einfach und verharmlost eigentlich den Prozess. Möbel sind nichts anderes als Arbeitsmittel, ähnlich wie ein guter Laptop. Sie sollen natürlich funktional sein, müssen aber auch Spaß machen. Sie müssen unterstützen und im besten Fall dazu führen, dass wir innovativer oder besser arbeiten können. Insofern sind sie wichtig für die Konzeption. Für uns stehen aber natürlich immer zuerst die Nutzerinnen und Nutzer im Fokus – also die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Studierenden, die Forschenden und die Lehrenden. Ihre Bedürfnisse, ihre Anforderungen und ihre Wünsche sind Grundlage für unsere Planung. Die Basis für unser Konzept kommt außerdem aus bereits funktionalen Modellen moderner Arbeitswelt. Wir haben uns dem Thema mit Befragungen und einem Workshop genähert. Wir hatten aber auch professionelle Unterstützung durch ein Planungsbüro, das uns geholfen hat, ein auf unsere Bedürfnisse zugeschnittenes Konzept zu entwickeln.
Aufbauend auf diesem Konzept haben wir in unserem Interimsgebäude Ende letzten Jahres unsere ersten New-Work-Flächen im dritten Stock eingeweiht. Wie sehen die neuen Arbeitswelten aus?
Die UTN setzt auf ein differenziertes System von Open-Space-Flächen, Flex- und Meetingräumen. Die Open-Space-Flächen sind die Bereiche für konzentriertes und ruhiges Arbeiten. Man darf sich hier kein Großraumbüro mit einer hohen Geräuschkulisse vorstellen. Ein Open-Space-Bereich bietet eine konzentrierte und ruhige Atmosphäre. Für alle kommunikativen Aktivitäten wie Besprechungen, Videokonferenzen oder Telefonate, die eine gewisse Lautstärke erfordern, stehen den Mitarbeitenden unterschiedlich ausgestattete Räume zur Verfügung. Diese sind akustisch abgetrennt und können je nach Bedarf einzeln gebucht oder spontan belegt werden. Alle Flex- und Meetingräume sind multifunktional möbliert und ermöglichen damit unterschiedliche Nutzungsszenarien – beispielsweise für Präsenzmeetings, Telefonate oder Video-Calls. Und sie verfügen über interaktive Whiteboards, die für hybride Termine oder Besprechungen vor Ort verwendet werden können.
Warum haben wir uns überhaupt für ein solches Open-Space-Konzept entschieden? Warum sind wir nicht einfach bei den klassischen Büros geblieben?
Ich glaube, man kann ganz klar sagen, dass ein klassisches Einzel- oder auch Doppelbürokonzept nicht mehr zeitgemäß ist. Das ist durch zahlreiche Entwicklungen bedingt, aber natürlich auch durch die Pandemie. Beispielsweise können wir mittlerweile in der Arbeitswelt nahezu alle Prozesse digital abbilden. An der UTN definieren wir die Digitalität sogar als eine unserer Grundsäulen. Das zeigt sich auch in der Raumkonzeptionierung und der Möblierung: Alle unsere Arbeitsplätze sind nach dem Shared-Desk-Prinzip identisch mit Docking-Stations ausgestattet. Zudem hat sich in der Arbeitswelt in den letzten Jahren das Co-Working-Konzept durchgesetzt. Durch dieses lassen sich Synergien in allen Arbeitsbereichen abbilden, die für jede Abteilung und jedes Team von großem Nutzen sind. Unser Open-Space- und Flex-Room-Konzept folgt daher ganz klar diesem Co-Working-Ansatz, der für eine moderne und innovative Arbeitswelt unabdingbar ist. Natürlich wird es auch weiterhin Bereiche geben, in denen einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgrund ihrer Funktion Einzelbüros benötigen – sei es aus Gründen der Vertraulichkeit, der Sicherheit oder anderen Parametern. Das wird so sein und das darf auch so sein. Trotzdem sollte der Grundgedanke, den man vermittelt, in eine andere, offene, kommunikative Richtung gehen.
Du hast eben das Shared-Desk-Prinzip erwähnt. Gibt es konkrete Planungen, wie viele Mitarbeitende sich einmal einen Platz teilen werden?
Daran arbeiten wir gerade. Im Moment gibt es grundsätzlich einen Arbeitsplatz pro Person. Wir rechnen aber damit, dass sich das zunehmend auflösen wird, sei es durch Home Office, Tätigkeiten an anderen Orten oder Dienstreisen. Es wird also eine gewisse Mehrfachbesetzung geben, aber wie viel Prozent das sein werden, wird sich noch zeigen.
Wie beeinflussen die Umgebung, der Raum und das Mobiliar die Art und Weise, wie wir arbeiten?
Die UTN ist eine Modelluniversität, die gerade in den Bereichen Lehre und Forschung neue Wege gehen wird. Mit diesem innovativen Arbeitsansatz und der Bereitstellung von ansprechenden und multifunktional nutzbaren Flächen wollen wir unseren Beitrag zu einer innovativen Arbeitswelt leisten, die es ermöglicht, vielleicht auch im Kopf andere Wege zu gehen. Und dabei spielt der Faktor Spaß eine große Rolle. Das heißt, meine Arbeitsumgebung muss Spaß machen. Ich soll beispielsweise Möbel gerne benutzen wollen. Ich muss mich wohlfühlen. Komfort ist hierfür entscheidend, aber auch Themen wie Ergonomie. Daneben ist das Farbkonzept wichtiger als man denkt: Für unser Interview sitzen wir in der sogenannten Blauen Lagune, das schafft eine andere Atmosphäre, als wenn ich oben im Flex-Raum im Dschungel-Design bin. Die Open-Space-Flächen, in denen konzentriert gearbeitet wird, sind in ruhigen, hellen Grün- und Erdtönen gehalten, die Kommunikationsbereiche haben eher wärmere rote Farben. Über Signale wie Farbtöne können wir unsere Arbeitsweise beeinflussen und bei den Mitarbeitenden ein anderes Bewusstsein schaffen.
Dann hat unser leuchtendes Grün in den ruhigen Open-Space-Flächen wahrscheinlich wenig Platz, oder?
(lacht) Eher nicht. Der Open-Space-Bereich ist eine ruhige Konzentrationszone. Da möchte ich nicht durch solche Reize stimuliert werden. Starke Akzentfarben wie unser Leuchtgrün kann man in den Kommunikationszonen, also Besprechungsräumen einsetzen. Das ist durchaus möglich.
Der Wohlfühlfaktor spielt für den Erfolg neuer Arbeitswelten also eine große Rolle. Woher wisst ihr, wann ein Konzept funktioniert und sich Mitarbeitende in den neuen Räumen wohlfühlen?
Wie bereits erwähnt haben wir letztes Jahr einen interdisziplinären Workshop gemacht, um möglichst viel Input zu den Anforderungen an die neuen Arbeitsflächen zu bekommen. Das war sehr spannend, weil dort viele unterschiedliche Bedürfnisse genannt wurden. Wir werden auch in Zukunft regelmäßige Evaluationen durchführen und die Ergebnisse in den Gestaltungsprozess einfließen lassen. Wir haben durch die Mieträume in unserem Interimsgebäude die große Chance, unsere Entwicklungsprozesse in einer Art Reallabor abzubilden und uns ständig zu verbessern und neu zu entwickeln. In Cube One, unserem ersten Gebäude auf dem Campus, werden wir unser Grundkonzept von Open Space und flexiblen Räumen ähnlich wie hier umsetzen. Aber es wird natürlich auch erste kleine Korrekturen geben. Wenn wir zum Beispiel sehen, dass bestimmte Dinge in unseren Mietflächen sehr gut und andere weniger gut ankommen, dann werden wir das natürlich entsprechend berücksichtigen.
Das heißt, ihr übernehmt laufend das Feedback aus unserem Interimsgebäude in die Konzeption der neuen Bauten auf dem Campus?
Genau, der Prozess der Evaluierung geht weiter und da wir personell im Haus ständig wachsen, kommen auch immer mehr Funktionsbereiche hinzu. In den ersten eineinhalb Jahren haben wir uns primär noch auf den Verwaltungsbereich konzentriert. Jetzt entstehen in unserem Interimsgebäude erste Forschungs- und Lehrflächen. Die Rückmeldungen von den Nutzerinnen und Nutzern zu diesen Bereichen und zur Ausstattung muss erst noch generiert werden.
Wie würdest du das bisherige Feedback der Kolleginnen und Kollegen, die in den New-Work-Räumen arbeiten, beschreiben?
Also ich würde sagen, im Allgemeinen ist das Feedback sehr gut. Es gibt natürlich Personen, für die ist es eine große Umstellung. Ich habe aber auch Feedback von Kolleginnen und Kollegen bekommen, die am Anfang skeptisch waren und jetzt begeistert sind. Deshalb bin ich zuversichtlich, dass wir uns in die richtige Richtung bewegen.
New Work ist kein neues Konzept. Das gibt es schon eine ganze Weile – insbesondere in der Wirtschaft. Wie ist das bei Universitäten: Ist das Thema Neuland für den öffentlichen Dienst?
Wir stehen im Austausch mit mehreren Hochschulen und anderen staatlichen Institutionen, aber auch mit Unternehmen. Es ist immer interessant, sich mit Organisationen zu vernetzen, die bereits neue Arbeitskonzepte umgesetzt haben. Ich denke, dass wir an der UTN einen sehr modernen Ansatz verfolgen. Immerhin haben wir den großen Vorteil, dass wir bei null anfangen können. Es ist eine ganz andere Herausforderung, wenn man eine bestehende Universität mit vollständig möblierten Räumen verändern möchte. Trotzdem arbeitet der öffentliche Sektor an diesem Prozess. Es geht nur deutlich langsamer voran als in der Wirtschaft, wo Investitionen oft leichter getätigt werden können. Auf den ersten Blick ist es schließlich unwirtschaftlich, alles wegzuwerfen und komplett zu erneuern, wenn schon bestehende Strukturen vorhanden sind. Und das betrifft nicht nur die Möbel: Für ein Open-Space-Konzept muss man auch die Raumgeometrie anpassen, was mit höheren Kosten verbunden ist. Insofern ist es eine herausfordernde Aufgabe, diesen Wandel in bestehenden staatlichen Einrichtungen umzusetzen.
Ihr wollt selbst einen Blick in unsere Arbeitswelten werfen? Am 12. Juli führt Jenny im Rahmen des Nürnberg Digital Festivals durch unsere New-Work-Flächen. Anmelden könnt ihr euch direkt über die Event-Webseite.